Information Management mit phase3

Daten sind von grosser Bedeutung in Ihrem Unternehmen? Dann sollten sie auch entsprechend behandelt und gemanaged werden. Backup und andere IT- basierte Verfahren alleine reichen nicht, denn sie beurteilen nicht den Inhalt und somit den Wert eines Datenbestandes.

Information Management ermöglicht Unternehmen zu wissen, wo welche Daten (in welcher Form auch immer) anfallen und gespeichert werden, was sie beinhalten, wie sie gefunden werden und wer deren Eigentümer ist – also verantwortlich zeichnet für sie.

phase3 unterstützt Sie, Datenbestände zu erschliessen, zu verwalten und neu erzeugte Daten von vornherein in die richtigen Bahnen zu lenken. Unsere umfassende Methodik hilft Ihnen, ein umfassendes Information Management aufzubauen. Dies hilft sowohl Ihrem Business als auch den stetig wachsenden Ansprüchen der Compliance.

Unsere Leistungen

phase3 bietet für Ihre Information Management-Vorhaben ein umfassendes Leistungs-Portfolio:

Projektleitung
Unsere erfahrenen Projektleiter unterstützen Sie bei der Erreichung der Ziele Ihrer Information Management-Projekte.
Analyse
Wir erstellen Analysen basierend auf geschäftlichen und rechtlichen Vorgaben, die für die spätere Umsetzung eine solide Basis bieten.
Konzeption
Dies umfasst konzeptionelle, organisatorische und technische Massnahmen sowie solche des Change Managements, damit sie die Ziele eines verbesserten Information Managements erreichen.
Umsetzung
Mit unserem technischen und konzeptionellen Know-How realisieren wir Ihre Projekte effektiv und innerhalb des zeitlichen Rahmens.
Test / Abnahme / Audit
Auch wenn Sie in einer nicht regulierten Branche tätig sind, überprüfen wir Ihre Information Management-Prozesse auf ihre Effektivität, Richtigkeit und Compliance. Sind Sie in einer regulierten Branche, so prüfen wir die Prozesse gegen Vorgaben wie GxP oder SEC 17a-4.
Technologie
Kommen Sie schneller ans Ziel! Mit unserem Metadata Service (s. unten) sowie einer grosse Bibliothek an rechtlichen Vorgaben zur Behandlung von Daten realisieren Sie Ihre Projekte auf solider Basis, zukunftssicher und kostengünstiger.

Elemente eines erfolgreichen
Information Managements:

Regelwerk

Als Grundlage für ein erfolgreiches Information Management benötigen Sie eine Regelbasis. Diese definiert, wie generell mit Information in Ihrem Unternehmen umgegangen wird Dazu gehören neben Weisungen und organisatorischen Massnahmen auch Regeln zur Klassifizierung und Verschlagwortung der Datenobjekte, d.h. Vorgaben zur Metadatierung.

Erfassen

Bestehende Datenbestände müssen identifiziert und inhaltlich erschlossen werden. Anschliessend werden sie nach geschäftlichen und Compliance-Anforderungen klassifiziert.

Neu generierte Daten sollen von Beginn an in die richtigen Bahnen gelenkt werden. Dies erfordert u.U. Anpassungen der Erfassungsprozesse und eine adäquate Metadatierung.

Manage

Daten müssen während ihres gesamten Lebenszyklus überwacht und gesteuert werden. Auf der einen Seite durchläuft jeder Datenbestand den Lifecycle von aktiv nach passiv und schliesslich zur Vernichtung, auf der andern Seite kann sich auch der Status der Informationsobjekte ändern, beispielsweise aufgrund eines Rechtsfalls.

Schützen

Eng verbunden mit den Management-Prozessen ist der Bereich Informationsschutz. Hierzu gehören heute nicht nur die technischen Massnahmen der Cybersecurity, sondern auch die Umsetzung der rechtlichen Anforderungen, u.a. zur Erhaltung der Beweiskraft eines Datenbestandes. Der Schutz von Personendaten ist zentral für jedes Unternehmen.

Vernichten

Zunächst: Vernichten heisst nicht einfach zerstören. Je nach Datenart und – vor allem – Inhalt kommen verschiedene Strategien und Prozesse zum Einsatz. Diese werden bereits zu Beginn im Regelwerk festgeschrieben und bei der Erfassung per Metadaten zugewiesen. Gemeinsames Qualitätsverständnis hilft jeder Organisation auf dem Weg in die digitale Zukunft.

Umsetzung

Wie werden und können die obigen Information Management-Vorgänge in die Anwendungen gebracht werden? Die meisten Systemlandschaften in den Unternehmen sind vielschichtig und komplex. Schon bei kleineren Unternehmen finden wir Systeme mit komplexen Daten- und Übermittlungsstrukturen, Cloudlösungen, elektronische Dokumentenablagen wie Office365, physische Archive und auch Scanning. phase3 bietet hierzu eine Enterprise Information Architecture an. Diese stellt die Basis für die Metadatierung aller Datenbestände im Unternehmen bereit.

Die konsequente Metadatierung aller Datenbestände ermöglicht eine einheitliche Verwaltung. Dies erleichtert den Zugriff und den Schutz der Daten enorm.

Semantisches Modell

Dies ist der „Plan“ für die Metadatierung und Kern der Informations-Architektur. Hier können Ablageordnungen und Aktenpläne gesteuert werden. Standard- Eigenschaften werden durch phase3 recherchiert und bereitgestellt – beispielsweise rechtliche Parameter wie Aufbewahrungsfristen und Datenschutzvorgaben. Die Kernprozesse werden durch den Endkunden definiert. Jeder erdenkliche Aspekt, welcher auf Datenbestände Einfluss hat, kann modelliert werden.

phase3 DocuType API

Mit dem DocuType API stellt phase3 eine moderne, den Anforderungen des Internet-Zeitalters gerecht werdende Plattform für den Metadatenzugriff zur Verfügung. DocuType API ist Standard-basiert. Das semantischen Modell wird mit offenen Formaten wie XML oder JSON ausgeliefert, die sich wiederum in ihrer internen Struktur an offene Standards wie Dublin Core oder CMIS halten.

Zielsysteme

Durch die einheitliche Metadatierung in den Systemen wird Enterprise Search, d.h. die unternehmensweite Auffinden von Daten, massiv erleichtert. Das Business findet (zusammenhängendes) Wissen zu einem Geschäftsvorgang einfacher und effizienter, die Rechts- und Compliance-Abteilung kann effektiv Konformitätsvorgaben umsetzen und sicherstellen.

Interessiert?

phase3 AG
The Internet-Age Information Management Company

Kontaktieren Sie uns. Gerne zeigen wir Ihnen auf, wie Sie in Ihrer Unternehmung Information Management einführen und so Datenbestände besser Erschliessung und Verwalten können.

Besuchen Sie auch docutype.ch, die Plattform für gute Daten- und Aktenverwaltung, um einen ersten Eindruck des phase3 semantischen Modells zu erhalten.