Altdaten-Bereinigung
Alle kennen es:
- Die Netzwerk-Laufwerke wachsen und wachsen, niemand hat mehr den Überblick. Das Gleiche gilt für SharePoint-Sites, die sich metastasenhaft ausbreiten und vervielfachen.
- An sich stillgelegte Unternehmensanwendungen werden weiterbetrieben und Lizenzkosten bezahlt, nur um allenfalls notwendige, aber seltene Zugriffe auf Altdaten zu gewährleisten.
- Und dann noch ein Papierarchiv, das aus allen Nähten platzt.
In all diesen Fällen ist es nicht möglich, zu löschen und so die Kosten für die Datenhaltung zu senken.
Was lässt sich dagegen tun?
Die Situation wird sich nicht einfach von alleine verbessern. Im Gegenteil, mit dem Aufkommen immer neuer Speicher- und Kommunikationskanäle wird die Situation noch komplexer und verfahrener.
Um die Kontrolle zurückzuerlangen müssen moderne Information Management angewendet werden. Denn es geht nicht nur um die Rückgewinnung von Speicherkapazität und entsprechende Kostenreduktionen, sondern vor allem um die Zeitersparnisse der Mitarbeiter für die Suche in entsprechend kleineren und vereinfachten Daten- und Dokumentbeständen. Weiter werden so auch die Anforderungen des Datenschutzes (Compliance) und der Business Continuity erfüllt.
Unsere Leistungen
Mit unserem Altdaten-Service lösen Sie die oben beschriebenen Probleme und ebnen den Weg für ein besseres Information Management in der Zukunft. Der Service erstellt dabei – weitgehend automatisiert – ein Profil Ihrer Speicherorte und unterstützt die Bereinigung der Daten. Dabei werden folgende Aspekte berücksichtigt und die Daten entsprechend klassifiziert:
- Geschäftskritische Daten, Dokumente/Akten und Nachrichten, unter Berücksichtigung ihres gegenwärtigen Lebenszyklus
- Informationen, die unter den Datenschutz fallen
- Redundante Daten
Basierend auf diesen Analysedaten werden Empfehlungen für die weitere Datenhaltung resp. Löschung ausgewertet und durchgeführt. Dabei kommen Such- und KI-Technologien zum Einsatz, welche auf unserem DocuType Metadata Service beruhen.
Schon die Durchführung dieser Schritte bringt eine wesentliche Ersparnis bei den Speicher- und Datenverwaltungskosten mit sich. Es empfiehlt sich aber, die gewonnen Erkenntnisse weitergehend in Form von internen Richtlinien und fortlaufenden Information Management-Prozessen weiterzufliegen.
Treten Sie mit uns in Kontakt. Wir haben das Wissen und die Technologie, um Sie beim Aufräumen Ihrer Altlasten zu unterstützen.
Interessiert?
phase3 AG
The Internet-Age Information Management Company
Kontaktieren Sie uns. Gerne zeigen wir Ihnen auf, wie Sie in Ihrer Unternehmung Information Management einführen und so Datenbestände besser Erschliessung und Verwalten können.